Penulisan Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan untuk melamar pekerjaan dan biasanya dilengkapi dengan riwayat hidup. Dalam surat lamaran kerja yang harus anda tulis dan jelaskan adalah kemampuan–kemampuan yang dimiliki oleh pelamar sesuai dengan posisi atau jabatan pekerjaan yang ditawarkan oleh perusahaan. Dalam surat lamaran anda hanya menuliskan poin-poin penting yang sesuai dengan persyaratan pekerjaan.
Dalam menulis surat lamaran juga dapat dilakukan dengan pendekatan AIDA, yaitu: Attention, Interest, desire, dan Action, dengan perincian sebagai berikut:
1. Attention (perhatian).
Prinsip pertama dalam penulisan surat lamaran adalah menarik perhatian artinya pelamar kerja harus dapat meyakinkan kepada pembaca bahwa anda memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa tertarik bagi pembacanya.
2. Interest (menarik)
Prinsip kedua dalam penulisan surat lamaran kerja adalah interest (menarik) artinya bahwa dalam penulisan surat lamaran kerja harus dapat menarik perhatian pembaca dengan menjelaskan relevansi pesan-pesan yang anda sampaikan dalam surat lamaran kerja kepada pembaca. Maksudnya pelamarmenjelaskan relevansi kemampuan yang dimiliki dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Desire (hasrat)
Prinsip ketiga dalam penulisan surat lamaran kerja adalah desire (hasrat)
artinya bahwa dalam penulisan surat lamaran kerja anda harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk dapat mengetahui lebih jauh terhadap apa yang sudah pelamar tuliskan dalam surat lamaran kerja.
4. Action (tindakan)
Prinsip ke empat dalam penulisan surat lamaran kerja adalah action (tindakan) artinya bahwa dalam penulisan surat lamaran kerja pelamar harus dapat memberikan saran kepada pembaca untuk mengambil suatu tindakan tertentu yang berkaitan dengan harapan pelamar kerja dalam menulis surat lamaran kerja.
1. Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja
Secara umum pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga bagian utama, yaitu: paragraf pembuka, paragraf pertengahan dan paragraf penutup. Masing-masing paragraf tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
.
1) Paragraf pembuka
Surat lamara kerja harus menyatakan secara jelas bahwa anda sedang
melamar suatu pekerjaan, karenanya dalam surat lamaran anda perlu mengidentifikasikan jenis pekerjaan yang anda minati. Surat lamaran yang baik perlu mencamtumkan hal-hal sebagai berikut dalam bagian pembukaannya:
Pada bagian awal surat lamaran kerja kemukakan kualifikasi yang anda
miliki, yang paling relevan dengan jabatan atau posisi yang diinginkan dan jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan/ memberikan manfaat bagi perusahaan atau lembaga yang anda lamar.
b. Nama referensi
Anda dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal oleh
pembaca (yang menawarkan kerja) atau seseorang yang menyarankan
anda untuk melamar pekerjaan di perusahaan atau lembaga tersebut.
c. Sumber publikasi
Sebutkan dari mana anda mendapatkan informasi tentang adanya
lowongan kerja di perusahaan tersebut. Sumber informasi ini antara
lain: surat kabar, majalah, radio, dan lain-lain.
d. Pertanyaan
Gunakan kalimat tanya pada awal paragraf untuk menarik perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa anda mengetahui masalah, kebutuhan, dan tujuan suatu organisasi, dan anda mempunyai keinginan untuk membantu memecahkan masalah tersebut. Hal ini akan memberikan manfaat bagi pembaca.
e. Cuplikan berita
Dalam kalimat pembuka anda dapat mengambil cuplikan berita surat kabar atau majalah dimana suatu perusahaan sedang merencanakan membuka kantor cabang atau memperkenalkan produk baru atau memerlukan tenaga operator dan sebagainya.
2) Paragraf pertengahan
Dalam paragraf pertengahan anda perlu menyajikan kualifikasi diri anda untuk suatu pekerjaan yang anda inginkan. Kemudian usahakan kejelasan dalam paragraf ini benar-benar diminati (interest) dan sangat diharapkan (desire) oleh pembaca. Penyajian kualifikasi diri melihat dari sudut pandang yang mencakup:
a. Pendidikan
Pada bagian pendidikan menunjukkan bahwa anda mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang cukup luas serta bidang tertentu yang cukup luas, kemudian menjelaskan bagaimana pendidikan kita relevan dengan perkerjaan yang anda cari.
b. Pengalaman kerja
Berbagai jenis pekerjaan yang anda pernah lakukan terutama yang berhubjngan dengan pekerjaan yang anda lamar, akan membantu memperkuat kualifikasi anda. Dalam hal ini, pelamar perlu menyatakan secara jelasberbagai fungsi atau kegiatan yang dapat plamar lakukan. Atas dasar itu pelamar dapat menunjukkan kepada calon pemberi kerja, bahwa:
-Anda memperoleh suatu pengalaman yang dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan
-Anda akan dapat melakukan adaptasi dengan lingkungan baru anda dan bekerja sama dengan mereka
-Anda dapat memikul tanggungjawab suatu pekerjaan dengan baik
-Anda adalah orang yang mampu bekerja keras
c. Sikap, minat dan kualitas
Disini anda dapat memberikan informasi tambahan bahwa anda dapat bekerja sama dengan orang lain, kemudian sikap anda terhadap bidang pekerjaan, perusahaan, suasana kerja dan kualitas personal (kegiatan ekstra kurikuler dan sebagainya).
3) Paragraf penutup
Pada paragraph terakhir dari surat lamaran kerja anda umumnya berisi harapan tindakan dari pembaca atau perusahaan. Jelaskan pada paragraf penutup bahwa anda dapat melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang telah disediakan oleh organisasi perusahaan atau lembaga yang dilamar.
B. BEBERAPA SARAN DALAM MENULIS LAMARAN KERJA Ada hal dimana pelamar tidak boleh lupa adalah bahwa pelamar sedang “menjual potensi diri” kepada calon pemberi kerja (perusahaan) secara tertulis, mencakup kepribadian, kualifikasi diri, pelatihan yang pernah diikuti, pengalaman kerja, dan hobi pelamar. Oleh karena itu surat lamaran kerja dapat juga dikatakan sebagai surat penjualan. Sebagai surat penjualan, paling tidak harus mudah dipahami, jelas, ringkas, tepat atau sesuai dengan pekerjaan, dan rapih dalam penampilan.
1. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Pelamar
Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan pelamar dalam menulis surat lamaran kerja:
1) Pelamar harus mempunyai pengalaman kerja yang sesuai dengan posisi pekerjaan yang dikehendaki.
2) Bangkitkan minat pembaca terhadap kualifikasi yang pelamar miliki.
3) Tonjolkan hal-hal positif
4) Usahakan surat lamaran kerja rapih dan menarik
5) Tulislah surat dari sudut pandang pembaca, bukan penulis
6) Tekankan hal-hal yang membedakan pelamar dengan pelamar-pelamar lainnya
2. Hal-Hal yang Harus Pelamar Hindari
Berikut ini beberapa hal yang harus dihindari pelamar dalam menulis surat lamaran kerja:
1) Jangan melamar pekerjaan diluar kemapuan si pelamar sendiri.
2) Jangan mengirimkan surat lamaran foto copy.
3) Jangan mengatakan bahwa anda menerima pekerjaan apa saja.
4) Hindari kata-kata bombastis.
5) Jangan meminta belas kasihan dari calon pemberi kerja (perusahaan).
6) Hindari untuk mempertanyakan gaji duluan.
7) Jangan memberi komentar langsung tentang karakter anda.
3. Beberapa Contoh Surat Lamaran Kerja
Berikut ini disampaikan beberapa contoh surat lamaran kerja, yang biasa dipakai secara umum :
1) Contoh surat lamaran dalam bahasa Indonesia .
2) Contoh surat lamaran dalam bahasa Inggris.
1) Contoh surat lamaran dalam bahasa Indonesia:
Tangerang, 2 Juli 2005
Kepada Yth.
Manager HRD
PO BOX 007
Jakarta, 10100
Dengan hormat,
Iklan Bapak/Ibu di Kompasiana tanggal 30 Juni 2005 mengenai lowongan untuk posisi Sales Manager di perusahaan Bapak/Ibu menarik perhatian saya, karena saya memiliki kualifikasi yang dipersyaratkan untuk posisi tersebut. Disamping mempunyai latarbelakang pendidikan yang mendukung, saya juga mempunyai pengalaman 3 tahun sebagai seorang Sales Manager.
Saya berusia 26 tahun, menikah, dan memiliki kesehatan yang sangat baik yang memadai. Saya lulusan STEKPI School of Business and Management dengan IPK 3.99. Disamping itu saya telah menyelesaikan pendidikan bahasa Inggris saya di English Learning sampai tingkat advance English.
Pada saat ini saya adalah seorang Sales Manager di sebuah perusaahan nasional yang bergerak dibidang kosmetik dan sudah bekerja selama 2 tahun. Saya mencari kesempatan kerja yang lebih menantang, untuk memperluas wawasan dan pengalaman sebagaimana yang ditawarkan oleh perusahaan Bapak/Ibu.
Saya sangat gembira jika Bapak/Ibu berkenan mempertimbangkan prestasi dan kualifikasi saya. Saya bersedia untuk diwawancarai kapan saja sesuai dengan waktu Bapak/Ibu.
Hormat saya,
Wira Kusumah
2) Contoh surat lamaran kerja dalam bahasa Inggris:
Jakarta, August 2, 2005
Ms. Marilyn Summer
Director of Administration
PT. Circle Indonesia
Jakarta.
Dear Ms. Summer,
Based on several years of marketing experience, I wish to apply for the position of regional sales manager. My back ground includes sales and administration knowledge that would benefit your organization.
During my year at PT Doran Indonesia, sales in my territory expanded at an annual rate of ten percent. After four years of the job, I was given the additional responsibility of training our new sales personnel. This experience has prepared me to coordinate the effort of the entire West Java sales force.
I hope we can meet in the immediate future to discuss my qualifications in detail. Please contact me during business hours at 021-554433. I lookforward to contributing my knowledge and expertise to the continued success of your organization.
Sincerely,
Kusuma Dimaja
Wawancara Kerja
Wawancara kerja (interview) merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu perusahaan dalam menyaring pelamar yang masuk. Disamping itu wawancara bisa digunakan sebagai media oleh perusahaan dalam memilih calon yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kualifikasi yang diharapkan.
Seorang pelamar kerja dapat saja diwawancari lebih dari satu kali oleh tim pewawancara yang berbeda, untuk saling memastikan bahwa perusahaan telah memilih orang yang tepat.
Apabila anda telah berlatih menulis resume dan surat lamaran kerja, yang merupakan bagian dari proses untuk mendapatkan pekerjaan, maka langkah selanjutnya adalah mempersiapkan wawancara kerja, sehingga bisa meyakinkan pewawancara mengenai kualifikasi anda dan andalah orang yang paling tepat untuk mengisi posisi yang kosong di perusahaan.
Aspek lain yang dilihat dari seorang pelamar adalah aspek kepribadian, antara lain mencakup:
-Penampilan fisik
-Gerak gerik dan sopan santun
-Nada suara
-Rasa percaya diri
-Inisiatif
-Kebijaksanaan
-Tanggap dan kerja sama
-Ekspresi wajah
-Kemampuan berkomunikasi
-Sikap terhadap pekerjaan
-Selera humor
B. JENIS-JENIS WAWANCARA KERJA
Jenis-jenis wawancara kerja dapat dibedakan berdasarkan:
1. Berdasarkan tempat dan cara wawancara
Terdapat beberpa jenis wawancara kerja yang umumnya dilakukan dalam dunia kerja, yaitu:
1) Wawancara seleksi
Jika pelamar untuk posisi yang lowong berjumlah lebih dari satu orang
maka dilakukan seleksi wawancara kerja untuk menyeleksi siapa diantara mereka yang paling memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan. Calon yang memenuhi kualifikasi akan diikutsertakan dalam wawancara berikutnya. Wawancara seleksi ini umumnya berlangsung singkat, antara 15-30 menit, namun tentu saja setiap perusahaan mempunyai pola dan perencanaannya sendiri.
2) Wawancara telepon
Untuk menghemat biaya dan untiuk efiasiensi waktu banyak perusahaan
yang melakukan wawancara kerja melalui telepon. Oleh sebab iktu pelamar harus siap dihubungi sewaktu-waktu, sebab seringkali recruiter tidak memberikan pilihan bagi pelamar untuk menentukan waktu kapan ia siap diwawancarai melalui telpon.
3) Wawancara di kampus
Meskipun tidak banyak perusahaan yang melakukan wawancara kerja di kampus, namun untuk perusahaan-perusahaan tertentu yang mencari para lulusan perguruan tinggi untuk dilatih lebih lanjut, dinilai cara ini lebih efektif karena memberikan akses kepada perusahaan untuk mendapatkan calon terbaik yang mungkin akan sangat sulit diperoleh jika menunggu para calon tersebut datang melamar
4) Wawancara di pameran kerja
Pameran kerja diadakan biasanya untuk menjembatani perusahaan yang memerlukan tenaga kerja baru dan para pencari kerja. Pada pameran kerja biasanya perusahaan memberikan beberapa hal sesebagai berikut:
-Informasi mengenai perusahaannya, menerima surat lamaran dan CV dari pengunjung (pencari kerja).
-Wawancara di lokasi pameran kerja
-Wawancara kelompok, atau
-Wawancara kasus
2. Berdasarkan bentuk dan tujuan wawancara:
1) Wawancara terstruktur.
Umumnya digunakan dalam tahap penyaringan. Biasanya pewawancara mengendalikan wawancara dengan menggunakan sederet pertanyaan yang sudah dipersiapkan dengan urutan tertentu
2) Wawancara terbuka
Wawancara yang tidak terlalu formal, tidak terstruktur dan lebih santai. Pertanyaan yang diajukan bersifat umum, dan terbuka, serta mendorong pelamar untuk berbicara dengan bebas, bahkan lebih dari yang seharusnya. Jenis wawancara ini baik untuk membongkar kepribadian pelamar dan doipakai untuk memberikan penalian yang professional
3) Wawancara kelompok
Wawancara dilakukan kepada para pelamar secara bersanaandan bekerja sama dalam menjawab pertanyaan Biasanya pewawancara ingin mengetahui kemampuan kerja dalam tim.
4) Wawancara stress
Jenis wawancara ini jarang digunakan, karena dinilai tidak lazim dan tidak etis. Karena dalam wawancara ini pelamar dihadapkan dengan situasi yang didesain mengganggu atau gelisah, kesunyian yangn opanjang, kritik atas penampilan, interupsi yang dilakukan dengan sengaja, reaksi yang kasar, bahkan dimusuhi oleh pewawancara.
3. Tujuan Wawancara Kerja
Secara umum tujuan wawancara kerja adalah:
-Untuk mengentahui kepribadian pelamar
-Mencari informasi yang relevan yang dituntut dalam persyaratan jabatan
-Mendapatkan informasi tambahan yang diperlukan bagi jabatan dan perusahaan
-Membantu perusahaan untuk mengidentifikasi pelkamar-pelamar yang layak untuk diberikan penawaran kerja
4. Teknik-Teknik Wawancara Kerja
Terdapat dua teknik wawancara yang biasa dipergunakan perusahaan dalam melakukan wawancara kerja, yaitu wawancara kerja tradisional dan wawancara kerja perrilaku (behavioral). Dalam prakteknya perusahaan seringkali menggabungkan kedua teknik ini untuk memperoleh data yang lebih akurat.
1) Wawancara kerja tradisional
Wawancara kerja tradisional menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka seperti “mengapa anda ingin berkerja di perusahaan ini”, atau “apa kelebihan dan kekurangan anda”. Kesuksesan atau kegagalan dari wawancra tradisional sangat tergantung kepada kemampuan pelamar dalam berkomunikasi menjawab pertanyaan-pertanyaan. Dalam wawancara tradisional pewawancara biasanya ingin melihat jawaban atas tiga pertanyaan: (1) apakah pelamar ini memiliki pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan untuk melakukan pekerjaan, (2) apakah pelamar memiliki antusiasme dan etika kerja yang sesuai dengan harapan perusahaan, dan (3) apakah pelamar akan bisa bekerja sama dalam tim dan memiliki kepribadian yang sesuai dengan budaya perusahaan.
2) Wawancara kerja perilaku (behavioral)
Wawancara kerja ini didasarkan pada teori bahwa kinerja di masa lalu merupakan indikator terbaik untuk meramalkan perilaku pelamar di masa datang. Wawancara kerja dengan teknik ini sangat sering digunakan untuk merekrut karyawan pada level manajerial, atau perusahaan yang dalam melakukan operasionalnya sangat mengutamakan kepribadian. Pertanyaan yang biasanya dilakukan antara lain: “coba anda ceritakan pengalaman anda ketika gagal mencapai target yang ditetapkan”, atau “ coba berikan contoh tentang hal-hal apa yang anda lakukan ketika anda dipercaya menangani beberapa proyek sekaligus”. Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut pelamar perlu melihat kembali situasi, tindakan dan hasil yang terjadi pada saat yang lalu.
Dalam wawancara kerja behavioral pelamar harus dapat menyusun jawaban yang mencakup 4 hal:
(1) Menggambarkan situasi yang terjadi saat itu
(2) Menceritakan hasil yang dicapai
(3) Menjelaskan tindakan-tindakan yang diambil untuk merespons situasi yang terjadi
(4) Mengambil hikmah apa yang dapat dipetik dari kejadian tersebut
Dalam wawancara behavioral teknik yan paling sering digunakan adalah:
1) Teknik Situation/Problem/Task
Pelamar diminta untuk menggambarkan situasi yang terjadi atau tugas-tugas yang harus dilaksanakan pada masa lalu. Pelamar harus menggambarkan situasi atau tugas tersebut secara spesifik, rinci dan mudah dipahami oleh peawancara, misalnya:
-Ceritakan pada kami kapan anda mengalami situasi yang sangat tidak menyenangkan dan bagaimana anda berhasil keluar darisituasi tersebut.
-Ceritakan pada saya bagaimana anda meyakinkan klien anda ketika anda melakukan presentasi
-Bagaimana cara anda menyelesaikan konflik? Bisa beri contoh?
-Bisakan anda ceritakan keputusan tersulit yang pernah anda lakukan dalam setahun ini?
2) Teknik Tindakan (action)
Pelamar diminta untuk menceritakan tindakan-tindakan yang diambil dalam menghadapi situasi/masalah/tugas diatas. Dalam hal ini pelamar harus bisa memfokuskan pada permasalahan dan upaya pemecahan masalah.
5. Persiapan Wawancara Kerja
Olehkarena wawancara sangat penting artinya bagi anda dalam memasuki dunia kerja, maka selayaknya anda harus mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya. Berikut ini merupakan berbagai hal yang perlu anda perhatikan pada saat anda akan melakukan wawancara kerja:
1) Datang tepat waktu
2) Bersikap yakin
3) Siapkan sertifikat dan surat-surat penghargaan
4) Berpakailah dengan sopan dan rapi
5) Bersikap tenang
6) Tunjukkan kemampuan diri anda namaun jangan berlebihan
7) Tunjukkan minat dan kesungguhan anda
Selain melakukan hal-hal tersebut diatas, anda perlu juga menghindari
beberapa hal berikut ini:
1) Jangan datang terlambat
2) Jangan datang ke wawancara tanpa persiapan
3) Jangan memotong kalimat pewawancara
4) Jangan mengkritik atau menjelekkan atasan anda sekarang atau yang lama
Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam menghadiri wawancara kerja adalah:
1) Pastikan anda sudah tahu tempat wawancara, jika tidak diberitahukan lebih dulu mengenai jenis pakaian yang harus dipakai, maka gunakan pakaian formal, bersih dan rapi. Usahakan tiba lebih awal.
2) Gunakan bahasa formal, bukan bahasa gaul
Ajukan beberapa pertanyaan bermutu seputar uraian pekerjaan pada posisi yang anda lamar dan bisnis perusahaan secara umum (produk unggulan, pesaing utama, pangsa pasar, dan lain-lain)
3) Akhiri wawancara dengan menanyakan apa yang harus anda lakukan selanjutnya
4) Ucapkan terima kasih kepada pewawancara atas waktu dan kesempatan yang diberikan kepada anda.
6. Kualifikasi yang Dicari oleh Pewawancara
Pewawancara menginginkan orang yang tepat pada posisi yang tepat, wawancara merupakan salah satu sarana untuk melakukan pemilihan calon pegawai. Perusahaan tentu saja menginginkan calon pegawai yang cerdas, kreatif, memiliki motivasi yang tinggi, mampu berkomunikasi dengan baik, tidak takut mengambil keputusan, mempunyai ketrampilan yang diperlukan dan sebagainya.
7. Beberapa contoh pertanyaan dalam wawancara kerja
Dalam wawancara kerja berbagai jenis pertanyaan akan diajukan kepada anda. Anda harus benar-benar memperisapkan diri untuk menjawab semua pertanyaan dengan baik dan benar. Berikut ini merupakan beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan dalam wawancara kerja:
1. Pekerjaan yang dilamar:
-Jelaskan mengapa pengalaman kerja anda relevan dengan posisi yang anda lamar?
-Mengapa anda tertarik dengan jabatan atau posisi pekerjaan tersebut?
-Jika anda masih berkerja, mengapa anda ingin beralih pekerjaan?
-Apa yang anda ketahui tentang perusahaan tersebut?
2. Pendidikan dan latihan:
-Mata kuliah apa yang paling anda sukai dan paling anda tidak sukai, mengapa?
-Apakah kuliah atau pelatihan ynag anda peroleh membantu pengembangan karir anda?
-Bagaimana pandangan anda tentang pendidikan yang anda peroleh di perguruan tinggi?
-Aapakah anda merencanakan untuk melanjutkan studi?
3. Latar belakang keluarga:
-Apakah pekerjaan orang tua anda?
-Apakah pendidikan terakhir orang tua?
-Bagaiamana pendapat orang tua terhadap karir yang anda pilih?
4. Kepribadian:
-Bagaimana anda menjelaskan diri anda sendiri?
-Apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan diri anda?
-Bagaimana anda menilai orang lain?
5. Tujuan karir:
-Apa tujuan jangka panjang bagi karir anda?
-Bagaimana anda dapat mencapai tujuan tersebut?
-Mengapa anda merasa cocok dengan bidang anda sekarang?
6. Pekerjaan sebelumnya:
-Mengapa anda ingin meningggalkan pekerjaan lama?
-Coba anda ceritakan tugas dan tanggungjawab anda di perusahaan atau lembaga terdahulu?
-Apa pekerjaan yang paling menarik yang pernah anda lakukan?
-Apa pekerjaan yang paling tidak menarik yang pernah anda lakukan?
Melamar pekerjaan merupakan langkah awal untuk menjalani karir pilihan anda. Persiapan yang baik akan membantu anda mendapatkan pekerjaan yang anda impikan. Selain dari itu penting untuk selalu meningkatkan kualitas diri, baik dalam hal bersikap, berkomunikasi, hubungan dengan orang lain dan ketrampilan teknis, seperti komputer dan bahasa Inggris. Kompetisi tenaga kerja memang sangat ketat, namun orang yang mempunyai kompetensi tinggilah yang akan menang. Selamat berjuang!